Vorgangsmanagement

Managen Sie all Ihre Prozesse mit dem Vorgangsmanagement. Mit TOM behalten Sie den Überblick über derzeitige und zukünftige Termine und Fristen.

Mit TOM können nicht nur Objekte gegenständlicher Art verwaltet werden. Auch Prozesse und Tätig­keiten können mit TOM erfasst werden – Aufgaben und Arbeiten, die von internen oder externen Mitarbeitern ausgeführt werden. Diese werden als „Vorgänge“ bezeichnet. Zumeist sind diese an Termine gebunden.

Dazu gehören beispielsweise geplante, regelmäßig wiederkehrende Instandhaltungen, Wartungen und Prüfungen. Selbstverständlich zählen auch ungeplante, durch Störungen ausgelöste Reparatur­aufträge zu den Vorgängen.

Wartungsmanagement

Organisieren Sie mit dem Wartungsmanagement geplante, turnusmäßig wiederkehrende Vorgänge wie

• Instandhaltungen
• Wartungen
• Prüfungen
• Kontrollen oder
• Messungen

Störungs­management

Ordnen und organisieren Sie gemeldete Störungen und die daraus resultierenden Reparaturaufträge mit dem Störungsmanagement. Sie können dabei die Störungsmeldungen auf verschiedenen Wegen übertragen.

Garantieüberwachung

Lassen Sie sich durch die Funktion „Garantieüberwachung“ automatisch auf auslaufende Verjährungsfristen für Sachmängelbeseitigungsansprüche und Hersteller-Garantiezusagen hinweisen.

Somit können Sie identifizierte Mängel noch rechtzeitig durch den Hersteller oder Lieferanten beheben lassen und unnötige Kosten vermeiden.

Technische Dokumentation

Hinterlegen Sie beliebige Dokumente wie beispielsweise Datenblätter, Fotos, Schaltpläne oder technische Zeichnungen direkt am Objekt und verschaffen Sie sich somit einen umfassenden Einblick auf die wichtigsten technischen Daten Ihrer Anlagen und Objekte.

Vertrags­management

Überwachen und verwalten Sie Verträge aller Art. Sie werden über Vertragslaufzeiten informiert und rechtzeitig an Kündigungsfristen erinnert.

Alle Verträge können Sie als Dokument hinterlegen.

Projektmanagement

Planen, begleiten und dokumentieren Sie Projekte direkt in TOM.

Koordinieren Sie einzelne Projektphasen und steuern Sie Termine und Dienstleistungspartner.

Schwachstellenanalyse

Werten Sie entsprechende Kennzahlen exakt aus und analysieren Sie Schwachstellen in Ihrem Unternehmen.

Ermitteln Sie beispielsweise Reaktionszeiten, Stillstandszeiten oder Störhäufigkeiten, optimieren Sie damit Prozesse und verringern Sie zukünftig Kosten.

Gebäudeverwaltung

Bilden Sie Ihre kompletten Gebäude, inklusive aller Etagen und Räume in entsprechenden Objektstrukturen ab.

Sie haben die Möglichkeit, beliebige Informationen wie Flächenangaben oder Dokumente zu hinterlegen.

Fuhrpark­verwaltung

Auch Ihr Fuhrpark kann mit TOM umfassend verwaltet werden. Zu den entsprechenden Fahrzeugen hinterlegen Sie alle wichtigen Vorgänge und Termine wie beispielsweise Inspektionen, Reparaturen und Hauptuntersuchungen.

Barcode / RFID

Hinterlegen Sie zu jedem Objekt oder Vorgang einen Barcode oder RFID-Tag und identifizieren Sie diese schnell per Scan.

Am Objekt hinterlegte Vorgänge werden dann im Zusatzmodul "Mobile Auftragsbearbeitung" automatisch zur Bearbeitung/Erledigung geöffnet.

Prozessoptimierung

Werten Sie verschiedenste Faktoren wie Reaktions- und Stillstandszeiten oder Störhäufigkeiten aus und nutzen Sie diese Informationen zur Verbesserung der Abläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Räume / Flächen

Erfassen Sie all Ihre Räume und hinterlegen Sie beliebige Informationen zu Flächen und baulichen Gegebenheiten.

Diese Informationen können eine wichtige Grundlage für beispielsweise Ausschreibungen mit Dienstleistungsunternehmen sein.

Asset Management

Behalten Sie den Überblick über Ihre Anlagen und werten Sie relevante Informationen zu diesen Objekten aus.

Mitarbeiterberechtigungen

Behalten Sie wichtige Berechtigungen und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter im Blick und stellen Sie damit sicher, rechtzeitig auslaufende Qualifikationen zu erneuern.

Druck- und Labeldesigner

Erstellen Sie detaillierte Auswertungen zu Ihren unternehmensspezifischen Informationen.

Neben tabellarischen Auswertungen stehen auch verschiedene Formen von Diagrammen zur Verfügung.

Anbindung Regelwerks-Informationssystem REG-IS

Integrieren Sie auf Wunsch das Regelwerks­informationssystem REG-IS direkt in TOM.

Das Regelwerks-Informationssystem REG-IS bietet dem FM-Verantwortlichen den notwendigen Überblick bezüglich geltender Rechtsvorschriften, Normen und Richtlinien in den Bereichen Arbeitsschutz, Umweltschutz, Verkehrssicherheit, Standsicherheit, Brandschutz, Technische Anlagen und Sonderbauten.

Der Vertrieb von REG-IS läuft direkt über die Firma Rödl & Partner.

Arbeitspläne

Erstellen Sie detaillierte Arbeitspläne und Tätigkeitsfolgen für Einzelobjekte oder Objektgruppen.

Bei Objektgruppen ist ihre Verwendung besonders interessant, da hier ein komplexer Arbeitsplan für große Anlagen, die wiederum aus verschiedenen Aggregaten bestehen können, erstellt und abgearbeitet werden kann.

Nach Erledigung eines solchen Auftrages werden für das jeweilige Objekt der Gruppe genau die ihm zugeordneten Tätigkeiten in der Historie abgelegt. Damit entsteht unabhängig von der Gruppen-Zugehörigkeit eine auf das Objekt bezogene Lebenslauf-Akte.

Arbeitspläne können für Wartungsserien, Reparaturaufträge und Arbeitsaufträge gebildet werden. Sie bestehen aus einer beliebigen Anzahl von vordefinierten Tätigkeiten, die in der jeweils benötigten Reihenfolge miteinander verbunden werden.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Tool an die Hand, mit welchem diese einfach und schnell ihre geleisteten Stunden erfassen. Modifizieren Sie die Benutzeroberfläche nach Ihren Anforderungen und verbinden Sie die erfassten Zeiten mit den zugehörigen Vorgängen aus TOM.

Dashboard

Überblicken Sie mit dem Dashboard als „Aussichtsturm“ die Gesamtlage. Auf einen Blick, mit nur einem Klick. Sie behalten alles Wichtige im Auge.

Das Dashboard stellt individuelle Kennzahlen und Auswertungen in übersichtlicher Form dar und kann individuell konfiguriert werden.

Alle Informationen basieren sowohl auf aktuellen Vorgangsdaten als auch abgeschlossenen Vorgängen in den Objekthistorien. Es stehen vielfältige Darstellungsoptionen zur Verfügung.

Erfassen Sie mit TOMeda Daten aus den eigenen Zählern und Sensoren automatisch oder manuell und analysieren Sie diese z. B. nach Energiesparpotenzialen. Erhalten Sie Meldungen über Störfälle und leiten Sie Maßnahmen in Aktionspläne ab, deren Auswirkungen Sie im Nachgang auswerten können. Universell einsetzbar mit allen Arten Zählern und verfügbar in allen TOM-Anwendungen. Das Werkzeug für Ihre eine Zertifizierung nach ISO 50001.

umfangreiche Infos zu TOMeda

Gefährdungsbeurteilung

Gehen Sie auf Nummer sicher. Erstellen Sie direkt in TOM entsprechende Gefährdungsbeurteilungen für relevante Arbeitsmittel und Betriebseinrichtungen.

Dazu ist nur ein minimaler Erfassungsaufwand notwendig, da das System selbstlernend ist. Eine Struktur bezüglich möglicher Gefährdungen wird bereits mitgeliefert.

Grafische Auftrags- und Ressourcenplanung

Planen Sie effektiv Ihre anstehenden Vorgänge und nutzen Sie Ihre Zeit und Ihre Ressourcen optimal aus.

Dazu kann der Scheduler in verschiedenen Ansichten (z.B. Tag, Woche, Monat oder Zeitleiste) angezeigt werden.

Zusätzlich ist eine Gruppierung nach Ressourcen (z.B. Ausführende) möglich. Dadurch werden sofort die in der Regel zeitlich begrenzten Engpässe oder auch Überkapazitäten sichtbar.

Gruppenwartung

Fassen Sie gleichartige Objekte zu sinnvollen Gruppen zusammen und sparen Sie Zeit durch Wartungs­vorgänge direkt an Objektgruppen.

Ein Beispiel für die Anwendung einer Gruppenwartung ist die Durchsicht aller Feuerlöscher im Unternehmen.

Dazu wird eine Objektgruppe angelegt und dieser die entsprechenden Objekte zugeordnet. Anschließend können für diese Gruppe beliebige Wartungen definiert werden.

Der große Vorteil für den Nutzer wird im Wartungskalender deutlich. Hier gibt es nur einen Wartungsauftrag für die gesamte Gruppe, statt jeweils eines Auftrags für jedes einzelne Objekt.

Kostenplanung, -erfassung und -auswertung

Behalten Sie Ihr Budget jederzeit im Blick. Erfassen Sie anfallende Kosten in Verbindung mit Objekten oder Vorgängen und werten Sie diese vielfältig aus.

Aufwände können direkt auf Objekte oder auf die speziellen Vorgänge gebucht werden. Als Kostenarten stehen eigene Mitarbeiter, Fremdfirmen, Material und Arbeitsmittel zur Verfügung.

Lager- und Ersatzteilverwaltung

Behalten Sie den Überblick über Ihre Lager- und Ersatzteilbestände. Definieren Sie Mindestlagerbestände und bleiben Sie handlungsfähig.

Dabei werden wichtige Informationen wie beispielsweise Ist-Bestand, Mindest-Bestand, Durchschnitts-EK-Preis und Lieferanten mit zugehöriger Bestellnummer gespeichert.

Hier werden Bestellungen ausgelöst und die zugehörigen Wareneingänge erfasst.

Meldungsportal

Übermitteln Sie von jedem browserfähigen PC im Unternehmen per Internet oder Intranet Störungs­meldungen direkt ins TOM-Kernmodul.

Stellen Sie beliebig vielen Nutzern eine einfache Kommunikationsmöglichkeit zur Störungsübermittlung zur Verfügung.

Meldungsportal Objektinformationen

Stellen Sie Ihren Meldern direkt im Portal detail­lierte Zusatzinformationen zu Ihren Objekten in TOM zur Verfügung.

Hier werden ausgewählte Daten zum gesuchten Objekt angezeigt. Die Melder können effektiv arbeiten, weil ihnen so langes Suchen nach den relevanten Informationen erspart bleibt.

Mit der TOMapp erfassen Sie Störungen, Arbeitsaufträge und Zählerstände und bearbeiten Aufträge mobil auf Smartphone oder Tablet. Die TOMapp synchronisiert Vorgänge automatisch in der Cloud und liefert einen tagesaktuellen Aufgabenüberblick. Zusätzlich lassen sich diese durch die praktische Anpinn-Funktion priorisieren.

Suchen und finden Sie benötigte Informationen durch umfangreiche Suchmöglichkeiten und die SCAN FUNKTION (BARCODE, RFID, NFC). Greifen Sie auf alle relevanten Dokumente mobil zu und nutzen Sie die Kamera für Belegfotos.

Die Anmeldung erfolgt über einen gesicherten Zugang mit Ihrem TOM-Profil und dem TOMSCHLÜSSEL.

Benachrichtigung über neue Vorgänge oder Ereignisse erhalten Sie mittels Push-Benachrichtigungen.

Objektkarten

Orientieren Sie sich visuell. Hinterlegen Sie beliebige Pläne und verknüpfen Sie damit Ihre Objekte.

Hier können die Objekte anhand von Verknüpfungen auf einer Grafik, z.B. eines Grundrisses oder Lageplans, verlinkt werden. Dies dient der besseren Strukturierung und zum schnelleren Wiederfinden.

Eine Objektkarte besteht aus einer Grafik und den entsprechend verknüpften Objekten oder weiteren Objektkarten.

Dieses Tool hilft Ihnen beim Planen der Schichten Ihrer internen Mitarbeiter über einen definierten Zeitraum. Unter Schichten verstehen wir: Schichten im klassischen Sinn aber auch Urlaub, Krankmeldungen, Schule, Lehrgänge, usw. Sie können eine Freie Abfolge von Schichten definieren oder aber vorher angelegte Schichtmodelle verwenden. Dabei wird ein festgelegter Turnus inner­halb des Planungszeitraums wiederholt (z.B. 3 Wochenmodell: Früh ­ Mittag ­ Spät).

In den sogenannten Ausführendengruppen sehen Sie auf einen Blick, ob in jeder geplanten Schicht eine Mindestbesetzung der verschiedenen Gewerke (Elektriker, Mechaniker, usw.) anwesend ist. In diesen Gruppen werden die Schichten der jeweils zugehörigen Mitarbeiter mit der Besetzung zusam­mengefasst angezeigt.

Schlüsselverwaltung

Überwachen Sie Ihren Schlüssel­bestand und behalten Sie alle Zutrittsberechtigungen im Blick.

Wer welche Schlüssel besitzt und wo sich diese gerade befinden, sind nur einige wenige Fragen, die mit der Schlüsselverwaltung schnell und effizient beantwortet werden können.

Legen Sie Sensoren einfach an, verbinden Sie sie mit der Datenabfrage und legen Sie das Abfrageintervall fest oder lassen Sie die Werte automatisch empfangen.

Profitieren Sie von kontinuierlicher Datenspeicherung, automatischer Fehlerprotokollierung, benutzerdefinierten Wertebereichen und ständiger Erweiterung um neue Schnittstellen.

Vermeiden Sie ungeplante Stillstände und Störungen im Produktionsprozess durch automatisierte, kontinuierliche Übertragung und Anzeige von Sensorwerten und sparen Sie Kosten durch frühzeitiges Eingreifen durch den Instandhalter.

Erfassen Sie Ihre Zähler, Zählstellen sowie deren Werte. Führen Sie Zählerwechsel durch und lösen Sie automatisch Vorgänge bei frei definierbaren Zählerstandsänderungen aus.

Zählergesteuerte Wartung

Betrachten Sie Wartungen nicht nur über Zeitintervalle, sondern machen Sie diese auch an definierten Zählerständen wie Betriebsstunden, Schaltvorgängen oder Kilometer­ständen fest.

Nach Erreichen der jeweils festgelegten Schwellwerte wird eine solche Wartung fällig. Durch die regelmäßige Zählerstandserfassung wird eine Wartungsprognose erstellt, die die Fälligkeit der Wartung berechnet und im Kalender einträgt.