Die technische Abteilung des Krankenhauses Schloss Werneck, eine Einrichtung des Bezirk Unterfranken, ist für den reibungslosen Betrieb zahlreicher Anlagen, Geräte und Einrichtungen verantwortlich. In einer Umgebung, in der Betriebssicherheit, Hygienevorgaben und Dokumentationspflichten höchste Priorität haben, ist ein strukturiertes Instandhaltungsmanagement unerlässlich. Doch vor der Einführung von TOM war davon wenig zu spüren.

Reparaturaufträge wurden damals über eine selbst entwickelte Outlook-Maske an die Werkstätten gesendet. Eine zentrale Übersicht existierte nicht. Informationen liefen auf unterschiedlichen Wegen zusammen – oft zu spät, manchmal gar nicht. „Die Nachverfolgbarkeit von Reparaturaufträgen war unser größtes Problem“, erinnert sich Thomas Geiger. Weder die Technische Leitung noch die Krankenhausverwaltung konnten in Echtzeit nachvollziehen, welche Arbeiten wann erledigt wurden. Häufig kam es zu Missverständnissen zwischen Stationen und Werkstätten – Beschwerden und doppelte Aufträge waren die Folge.

Auch bei Wartungen herrschte Unübersichtlichkeit. Ein Excel-Plan diente als Grundlage für alle Termine und Wartungsintervalle. Doch ob eine Wartung tatsächlich durchgeführt oder welche Verträge aktiv waren, ließ sich oft nur mit großem Aufwand nachvollziehen. Wartungsberichte lagen in Papierform vor, verteilt auf verschiedene Ablagen – ein Zustand, der für Hrn. Geiger und sein Team immer wieder zu Herausforderungen führte.

Als die Entscheidung zur Einführung eines Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) fiel, war klar: Es musste eine Lösung her, die nicht nur Prozesse abbildet, sondern sie auch vereinfacht und transparent macht. Die Wahl fiel auf TOM – Technisches Objektmanagement, die Instandhaltungssoftware der M.O.P GmbH.

Der Beschaffungsprozess wurde bereits durch Hrn. Geigers Vorgänger initiiert. Ausschlaggebend waren unter anderem das flexible Meldeportal, das leistungsstarke Wartungsmodul sowie die Möglichkeit, Objektgruppen individuell zu strukturieren. M.O.P überzeugte zudem mit seiner langjährigen Erfahrung im Bereich Facility- und Instandhaltungsmanagement und einer Software, die speziell für technische Organisationen entwickelt wurde.

TOM ist modular aufgebaut und lässt sich an die individuellen Anforderungen einer Organisation anpassen. Die Software ermöglicht es, alle technischen Objekte – von Gebäuden über Anlagen bis zu mobilen Geräten – in einem einheitlichen System zu erfassen. Vorgänge, Verträge, Energie- und Sensordaten oder Mitarbeiterberechtigungen können zentral verwaltet werden. Mit der TOM-App steht zudem eine mobile Lösung bereit, die alle Informationen in Echtzeit auf Tablets oder Smartphones zugänglich macht.

Seit der Einführung von TOM hat sich die Arbeit in der Technischen Abteilung grundlegend verändert. Reparatur- und Wartungsaufträge werden nun digital gesteuert, dokumentiert und nachverfolgt. Fehlende Transparenz, verlorene Aufträge und doppelte Arbeiten gehören der Vergangenheit an. Auch die Kommunikation zwischen Stationen, Werkstätten und Verwaltung ist deutlich effizienter geworden.

„Dass Vorgänge vergessen werden, passiert einfach nicht mehr“, fasst Thomas Geiger zusammen. Die neue Systematik sorgt für eine klare Aufgabenverteilung und Priorisierung. Mitarbeiter wissen jederzeit, welche Aufträge offen sind, welche abgeschlossen wurden und wo Nacharbeiten notwendig sind. Die Leitung profitiert von aussagekräftigen Übersichten und Statistiken, die eine gezielte Steuerung der Ressourcen ermöglichen.

Besonders positiv bewertet Hr. Geiger die lückenlose Dokumentation der Wartungen. Für interne Audits, das Gesundheitsamt oder die Gewerbeaufsicht kann jederzeit ein vollständiger Nachweis über alle durchgeführten Prüfungen und Wartungen vorgelegt werden. „Die lange Suche nach Wartungsprotokollen oder -vorgängen ist hinfällig geworden“, berichtet er. Damit erfüllt TOM nicht nur betriebliche Anforderungen, sondern trägt auch maßgeblich zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei.