Cloud/Fremdhosting Software für Wartung und Instandhaltung

Für welche Unternehmen ist der Einsatz einer Cloud-/Fremdhosting-Lösung effizient?

Paul ist Leiter des technischen Dienstes in einem Pflegebetrieb für betreutes Wohnen. Sein Verantwortungsbereich umfasst vier Gebäudekomplexe, die über das gesamte Stadtgebiet verteilt sind. Die Wartung und Instandhaltung von Heizanlagen, Treppenliften, Gemeinschaftsküchen, Fahrzeugflotte und einzelnen Wohnungen sind alltäglich. Dabei sind nicht nur Wartungsintervalle zu berücksichtigen – auch medizinische, hygienische und gesetzliche Vorschriften müssen eingehalten werden.

Das Facility Management regelt Paul über manuell geführte Excel-Tabellen und Listen, welche er in seiner iCloud sammelt, um ortsunabhängig darauf zugreifen zu können. Durch die personengebundene Nutzung sind trotzdem persönliche Übergaben im Schichtwechsel und Protokolle über die verschiedensten Maßnahmen notwendig. Das verschlingt nicht nur Zeit und wertvolle Informationen. Auch die Aktualisierung erfolgt manuell und ist abhängig von Nutzer und Endgerät. Die Gefahr von Ausfällen, eingeschränktem Zugriff oder Viren ist groß.
Um die Wartung und Instandhaltung effizienter und sicherer zu gestalten, hat Paul die Anschaffung einer Instandhaltungssoftware für das Facility Management vorgeschlagen.

Das Problem: Hohe Investitionen in Netzwerk- und Serverinfrastruktur

Sein Chef ist skeptisch. Selbst wenn eine modular aufgebaute Software wie TOM in die vielen einzelnen Sektoren unkompliziert implementiert werden kann – eine ortsunabhängige, zentrale Informationsplattform für alle Häuser ist die Basis für effizientes Facility Management. Das bedeutet Serverhardware beschaffen, Netzwerkinfrastruktur aufbauen und redundante Sicherungen einrichten. Und was passiert, wenn Lampen blinken, es im Serverschrank piept, Netzwerkfehler auflaufen und keiner mehr einen Plan über die Datensicherungen hat? Um dessen Herr zu werden, muss nicht nur in die Hardware, sondern auch in eine IT-Stelle investiert werden. Eine Fachkraft für Systemadministration einstellen – diese Aufwendungen lohnen sich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße und bedeuten nicht unerhebliche finanzielle Belastungen.

Paul nutzt auch privat einen Cloudanbieter für seine Fotos und erklärt, wie das auch mit Instandhaltungssoftware funktionieren kann. Wird eine Software über Fremdhosting betrieben, werden alle Aktualisierungen, Funktionen, Änderungen und Algorithmen auf einem externen Server, statt in der lokalen IT-Infrastruktur durchgeführt. Zudem kann man von überall aus auf seine Daten zugreifen. Er schlägt seinem Chef vor, dies auch für die systematisierte Instandhaltung und Wartung zu nutzen. Denn auch Softwareentwickler wie M.O.P haben ihre Instandhaltungssoftware TOM kompatibel zu Fremdhosting-Systemen entwickelt. Durch eine dezentrale Server-Infrastruktur und das Know-how des Dienstleisters werden die laufenden Kosten reduziert und man spart gleichzeitig hohe Erstinvestitionen. Das wäre optimal für das Facility Management des mittelständischen Pflegebetriebes.

Die Lösung: Instandhaltungssoftware im Fremdhosting

Mit dem Betrieb im Fremdhosting eines Providers bleiben Funktionen und Arbeitsabläufe gleich. Es kann auf eine eigene aufwendige Serverinfrastruktur verzichtet werden. Das Fremdhosting liegt in einem Rechenzentrum mit einer etablierten digitalen Infrastruktur und bietet ständige Verfügbarkeit sowie langfristige Ausfallsicherheit. Dabei werden die Daten auf den eigenen Servern verschlüsselt, gesichert sowie Bedrohungen und Viren mithilfe professioneller Antivirensoftware abgewehrt.

Einrichtung, Monitoring der Server und die Administration der Plattform kann die IT-Abteilung des Unternehmens oder eine IT-Firma leisten – bei TOM übernimmt das die Weiser & Lorenz Computertechnik GmbH, welche auch innerhalb weniger Stunden Support leisten kann. Nicht nur, dass die kostenintensive Hardware-Anschaffung, der Aufbau einer Netzwerkstruktur und deren Systemadministration nicht notwendig sind. Auch Serverausfälle, Endgeräte oder feste Lokalitäten wirken sich nicht mehr nachteilig auf Instandhaltung aus. Dazu sind alle sensiblen Daten ständig verfügbar und mehrfach gesichert.

Das heißt: Die Instandhaltung kann von allen Standorten aus dezentral verwaltet werden, ohne das Vorhandensein einer eigenen Netzwerk- und Serverinfrastruktur.

Das Fazit

Der Einsatz von Instandhaltungs- und Wartungssoftware wie TOM, ist durch deren Betrieb im Fremdhosting auch effizient für kleine Betriebe im Facility Management. Intensive Kosten für Hardware-Erstanschaffungen und steigende Betriebskosten für die IT entfallen.