Einführung von TOM im Facility Management
bei den sächsischen Altenpflegenheimen
Leipzig gGmbH

2015 wurden die Zielvorstellungen und Leistungsanforderungen an eine geeignete Software-Lösung für den späteren Gesamtbetrieb der SAH konkretisiert. Im Mittelpunkt der ersten Projektierungsphase zur Integration des Technischen Objektmanagements (TOM) stand die Überlegung, wie sich der komplexe, schnell wachsende Datenbestand der verschiedenen Einrichtungen unter Einbezug aller Schnittstellen-Bereiche (Technischer Dienst, Zentralverwaltung, externe Dienstleister etc.) sinnvoll so vereinheitlichen und systematisieren lässt, dass eine sowohl technisch als auch kaufmännisch qualifizierte Vorgangssteuerung möglich wird.

„Ein einheitliches, IT-gestütztes Organisationstool – wie etwa ein bereichsübergreifendes CAFM-System – existierte zu diesem Zeitpunkt nicht. Wie so viele Unternehmen standen auch wir vor den zahlreichen Problemstellungen, die eine heterogene Informations- und Dokumentationskultur – vor allem in größeren Betrieben und Einrichtungen – mit sich bringt: Unterschiedliche Bearbeitungs-, Berichts- und Transkriptionsverfahren, keine standardisierte Datenhaltung sowie Medienbrüche führten zu wiederkehrenden Übergabeproblemen und Datenverlusten bei Personalwechsel oder Krankheitsausfällen. Verzögerungen und hohe Zeiteinbußen entstanden durch analoge Informationsflüsse und eine unzureichend planbare Arbeitslogistik. Zettelaufträge, Aufträge über Kurierfahrten oder Faxversand führten häufig zu erheblichen Verzögerungen im Informationsfluss; redundante Lauf- und Transporteinsätze waren oft an der Tagesordnung.

Bedingt durch die breit im Stadtgebiet verteilte Lage unserer Einrichtungen und die Dauer der Informationsweitergabe kam es mitunter zu Verspätungen, Dopplungen und Überschneidungen der Vorgänge. Symptomatisch für diese Situation war am Ende ein massives Aufkommen papiergebundener Informationen, das sich in vielen Fällen nicht oder nicht hinlänglich nutzbar machen ließ.

Um den Technischen Dienst für die Zukunft in einem weiter wachsenden Unternehmen solide aufstellen zu können, bedurfte es eines neuen systembasierten Organisationskonzepts, das Struktur, Transparenz und Netzwerkfähigkeit in unsere Arbeitsprozesse bringen sollte. Damit war das wesentliche Ziel so klar wie einfach definiert. Einen Partner, der unsere Vorstellungen in eine ebenso unkomplizierte wie hoch effektive Lösung umsetzte, fanden wir in M.O.P."

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