Herausforderungen für Instandhaltungsleiter

Instandhaltungsalltag heute: Neue Technologien, Digitalisierung, wachsende Absatzmärkte, immer funktionellere Produkte erfordern flexiblere Produktionsstrecken, Industrie 4.0, Fachkräftemangel mit dem verbundenen mangelnden Know how und komplexere Anforderungen im Dokumentenmanagement haben die Anforderungen an Wartung und Instandhaltung gewandelt. Was früher das passende Werkzeug war, ist heute die Auswahl der passenden Technologien und Konzepte, um diesen Anforderungen effizient gerecht zu werden.

Egal, ob in einem Anlagenbetrieb, im Facility Management oder an einer CNC-Maschine. Als Instandhaltungsleiter* muss der Betrieb von Anlagen, Fertigungsequipment, Maschinen und Arbeitsmitteln wirtschaftlich und ökologisch langfristig gesichert sein. Betriebsstörungen zu vermeiden ist das oberste Gebot und Grundlage aller Instandhaltungskonzepte.

Regelmäßige Wartung und Instandhaltungsmaßnahmen unter Einhaltung der Normen und Richtlinien, die zeitnahe Behebung von Störungen, Überwachung der Reparaturen und die Abstimmung mit Lieferanten und Servicetechnikern, sowie die Personalplanung, sind Kern des Aufgabenspektrums von heutigen Instandhaltungsleitern/Innen. Auch die Inbetriebnahme von neuen Anlagen, Maschinen oder Fertigungsequipment gehören zum Alltag des „Maintenance Managers“.

Durch dieses breite Aufgabenspektrum – welches eng an die Zusammenarbeit mit vielen betriebsinternen und -externen Abteilungen gekoppelt ist – entstehen jedoch noch ganz andere Herausforderungen. Chronischer Zeitdruck, Papierchaos und Facharbeitermangel plagen die Instandhaltungsleiter* heute tagtäglich. Das Wissen der Unternehmensabläufe muss 24h am Tag abrufbar sein.

Mangelndes Problembewusstsein erschwert Predictive Maintenance

Leider herrscht in vielen Betrieben auf Budgetebene für Instandhaltung die Feuerwehr-Strategie. Das heißt, man reagiert erst, wenn ein Mangel vorhanden ist. Die Maschine steht still und es wird gehofft, dass der zuständige Servicetechniker verfügbar ist oder das zu tauschende Teil auf Lager. Da auf dem Sektor selten Investitionen in automatisierte Prozesse investiert werden, wird oft noch mit Wartungskarten oder Office-Lösungen gearbeitet. Die manuelle Planung der Wartung und Instandhaltung verliert dadurch viele relevante Informationen, die es ermöglichen präventiv vorzugehen. Es entstehen wesentlich höhere Kosten durch Instandsetzung und dem damit verbundenen Ausfall des betrieblichen Prozesses, als durch geplante Wartung und Instandhaltung. Predictive Maintenance ist das Ziel der heutigen Instandhaltungsleiter*.

Informationslücken behindern gezieltes Handeln

Stillstände oder Schäden verhindert man am besten, indem man Daten und Informationen rund um Maschinen, Teile, Fertigungsstrecken, Abläufe, Equipments sammelt und auswertet. Laufzeiten, Temperaturen, Werkzeugeinsatz, Bestellzyklen von Ersatzteilen, Reparaturzeiten und Kontakte zu speziellen Servicetechnikern stapeln sich meistens in Papierform oder im Facharbeiterwissen der Angestellten. Just in time darauf zuzugreifen – unmöglich.

Ein tägliches Szenario: Der Instandhaltungsleiter bekommt die Meldung, dass die Maschine stillsteht, weil ein Teil verschlissen ist. Das bedeutet Ordner wälzen, richtiges Formular zur letzten Wartung finden, Handschrift entziffern und feststellen, dass der mit der meist Erfahrenste an der Maschine, Rentner ist. Im Endeffekt hängt man 20 Minuten in der Warteschleife des Herstellers, um alles nachvollziehen zu können und Maßnahmen einzuleiten. Denn nicht nur Informations- sondern auch der Personalmangel mit dem verlorenen Wissen der „alten Hasen“ ist ein riesen Problem.

Das Kunststück ist es, solche Daten und gesammeltes Wissen in einer elektronischen Informationszentrale zu bündeln, Analysen zu automatisieren und Wartung besser zu planen. So wäre der Leiter in der Lage, frühzeitig zu reagieren, Lagerbestände effizient zu verwalten und Totalausfälle zu verringern – und das mit wenigen Klicks. Wiederkehrende Ereignisse und deren Konsequenzen werden sichtbar und kalkulierbar. Zusätzlich wird das Know how der Facharbeiter im jeweiligen Workflow gesichert.

Zeitmangel durch dezentrale Dokumentation

Planung der Arbeitszeiten, Materialbestände, Inventarlisten, Lagerbestände, Austausch mit externen Servicetechnikern und Kalkulationen sind ebenfalls Alltag. Auch die regelkonforme Dokumentation von Ausfällen, Schäden und deren Instandsetzung erfordern jede Menge menschliche Ressourcen. Es verschlingt eine Menge Zeit und Kraft, um alle Belange – personell und gesetzlich – zu erfüllen. Verschiedene Programme, unterschiedliche IT der einzelnen Abteilungen und Partner erschweren eine systematische Verknüpfung, um alles im Blick zu behalten. Vor der Einführung unterstützender Systeme wird oft abgesehen, aus Angst vor der Schaffung einer kostspieligen Netzwerkinfrastruktur. Jedoch würde die Vernetzung der einzelnen Abteilungen die Zeitspanne wesentlich verkürzen und die Dokumentation vereinheitlichen.

Das Fachwissen von Instandhaltungseitern ist groß. Von Arbeitstechniken, Personalführung, Betriebswirtschaft, Funktionen von Produktions- oder Haustechnikanlagen und der verbundenen Workflows, bis zu den gesetzliche Vorgaben müssen sie tagtäglich managen, kontrollieren und leiten, um die betrieblichen Abläufe zu sichern. Das ganze natürlich auch ökonomisch und wirtschaftlich. Informationsverlust, Papierkram und ungeplante Ausfälle – personell, wie auch technisch – sind die Hauptgründe für die Ineffizienz analoger Instandhaltung.

Durch eine eingesetzte Instandhaltungs- oder CMMC-Software, wie zum Beispiel TOM, werden sämtliche Informationen zentral gebündelt. Jede Abteilung bzw. Mitarbeiter speist die für sich wichtigen Daten ins System und diese werden einheitlich verarbeitet. In Echtzeit werden die Daten ausgewertet, Schlüsse gezogen und darauf reagiert. Übersichtlich sortiert, dokumentieren solche Systeme sämtliche Vorgänge bezüglich Wartung und Reparatur automatisch und sind auf Knopfdruck abrufbar.

Dennoch sollte man eine Software behutsam auswählen. Sie sollte kompatibel mit anderen Anwendungen sein, modular, unabhängig von Betriebsgröße oder Branche einsetzbar und einfach im Handling.

Der Einsatz von Instandhaltungssoftware wird Instandhaltungsleiter* erheblich entlasten und bietet viel Potenzial zu mehr Effizienz.

Denn:

• Vorbeugende Wartung und Instandhaltung reduziert Ausfälle und Folgeschäden.
• Die Lebensdauer von Maschinen, Anlagen und Equipment wird verlängert.
• Menschliche Ressourcen werden geschont, die Auslastung des Teams optimiert und Verfügbarkeiten werden erhöht.
• Wartungsvorschriften und gesetzliche Vorgaben werden rechtskonform eingehalten.

*Hinweis: Alle getroffenen Formulierungen dienen lediglich dem Lesefluss. Es handelt sich hier um die geschlechtsneutrale Berufsbezeichnung des Instandhaltungsleiters. Es sind in der Ansprache ausdrücklich alle Geschlechter – m/w/d – gemeint.