Strategie zur Einführung einer Instandhaltungssoftware

Um im Zeitalter von Industrie 4.0 effizient zu wirtschaften, ist die Digitalisierung auf dem Sektor der Wartung und Instandhaltung ein fundamentaler Baustein. Die Zukunft der Instandhaltung – egal ob im Anlagenbetrieb, an einzelnen Maschinen oder im Facility-Management – besteht in automatisierten Prozessen. Der Einsatz von CMMS- oder Instandhaltungssoftware ist dabei essenziell.

Oft steht das Projekt „Software-Einführung“ bei vielen Unternehmen für hohe Kosten, einen erhöhten Zeit- und Arbeitsaufwand. So wird die Implementierung gerne vor sich her geschoben. Das muss nicht sein. Wird die Umstellung bzw. Einführung gut vorbereitet und eine Strategie im Voraus erarbeitet, wird die Einführung von Instandhaltungssoftware zu einem „gelungenen Projekt“.

Am Anfang steht immer die Definition. Das heißt, was für eine Art Unternehmen liegt vor und wie sind Wartung und Instandhaltung positioniert. Dabei ist es wichtig, bei allen das Bewusstsein für die Relevanz des Projektes „Digitalisierung“ zu schärfen. Durch die genaue Bestimmung folgender Eckdaten wird schnell klar, wie der Bereich aufgestellt ist.

• In welcher Branche agiert das Unternehmen?
• Welche Abteilungen, Standorte oder externe Stellen sind mit der Wartung und Instandhaltung verknüpft?
• Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt und wer hat welche Funktion?
• Welche Maschinen, Anlagen, Werkzeuge, Arbeitsmittel etc. sind inkludiert?
• Wer wird im Projekt für welche Verantwortlichkeit eingesetzt?
• Gibt es bereits eingesetzte Software und für welchen Bereich?
• Welches Budget steht zur Verfügung und wie flexibel ist es für Korrekturen?
• Welche Zwischenziele werden gesetzt?

Schon bei diesem Schritt schrecken viele vor dem Aufwand der Digitalisierung zurück. Doch dieser Zeitaufwand ist einmalig und verhilft gleichzeitig dazu, Abläufe kritisch zu hinterfragen. Veraltete und ineffiziente Prozesse oder Workflows werden so sichtbar und können neu überdacht werden. Das heißt, die Planungsphase der Implementierung kann schon im ersten Schritt zum Abbau alter Strukturen genutzt werden – ähnlich einer Inventur.

Damit alle am selben Strang ziehen.

Auch bei der Digitalisierung von Wartung und Instandhaltung ist das Ziel die Essenz für den Erfolg. Mit allen beteiligten Instanzen sollten die Erwartungen und Wünsche zusammengefasst werden. Sicher steht am Ende die Effizienz und die Aktualität, doch bis dahin sollten die einzelnen Arbeitsschritte unter die Lupe genommen werden. Je konkreter die einzelnen Wünsche definiert sind, umso gezielter kann der Softwareeinsatz konfiguriert werden.

Aktuelle CMMS-Software, wie TOM, ist meist individuell konfigurierbar. Denn im Alltag von Instandhaltungsleitern gibt es viele Herausforderungen. Sind die Ziele gesteckt, ist es einfacher, mit dem Software-Hersteller die einzelnen Bausteine zu konfigurieren. Die Korrekturen während der Einführung werden deutlich minimiert.

Wichtig ist, wo der Fokus der automatisierten Wartung und Instandhaltung liegen soll:

• Papierloses Dokumentenmanagement in den einzelnen Abteilungen
• Daten sammeln, bündeln und die Schaffung einer Informationszentrale
• Administrative Aufgaben optimieren und reduzieren
• Ermittlung und Dokumentation von Schwachstellen/Störfaktoren
• Weniger IT und schlankere Netzwerkstrukturen
• Fachwissen sammeln und erhalten
• Nacharbeiten und Ausfälle minimieren
• Verfügbarkeit von Anlagen, Maschinen und Werkzeugen erhöhen
• Technische und menschliche Ressourcen besser planen und entlasten
• Produktivität steigern

Technische Bestandsaufnahme

Zu klären ist im Vorfeld auch, welche technischen Systeme vorhanden sind und in welchem Zustand sich diese befinden. Schnittstellen von Anlagen und einzelnen Abteilungen sollten dokumentiert und deren Funktionen geprüft werden. Für den Software-Hersteller ist es wichtig zu wissen:

• Welche Systeme gibt es und wie sind diese verbunden?
• Sind Schnittstellen für spezielle Systeme/Abteilungen notwendig?
• Sollen bestehende Software oder Teillösungen ersetzt werden?
• Sind Techniken überflüssig?

Entscheider und Kritiker

Oftmals haben Instandhalter oder Wartungsmitarbeiter Angst, durch eine Software-Lösung ersetzt zu werden. Gerade bei solch umfangreichen Befragungen und Aufwendungen im Vorfeld der Implementierung entsteht Misstrauen. Die Beteiligten müssen im laufenden Betrieb ihr Wissen in das Projekt einbringen und ihre Kompetenz „preisgeben“. Das sehen die Entscheider neben den eigentlichen Anschaffungskosten auch oft sehr kritisch. Schnell stellt sich die Frage: Lohnt sich diese personelle und kostenintensive Investition?

Diese Ängste und Bedenken sind ernst zu nehmen, aber kein Grund, das Projekt wieder stillzulegen. Denn hat man im Vorfeld seine Ziele definiert, das Bewusstsein geschärft und den Ist-/Soll-Zustand ermittelt, steht man den Kritikern mit guten Argumenten gegenüber.
Folgende Punkte können helfen:

• Das Digitalisierungsprojekt setzt Impulse für ein besseres Bewusstsein gegenüber der Wartung und Instandhaltung – Stichwort 24/7.
• Veraltete Strukturen und Prozesse werden sichtbar, überarbeitet und eliminiert.
• Mitarbeiter und Ressourcen werden durch die flexiblere Reaktionskette geschont und entlastet.

Je klarer Ziele und Anforderungen an die zukünftige Instandhaltungssoftware definiert sind, umso präziser und schneller erfolgt die Einführung.

Auch wenn das Projekt „Software Einführung“ im Vorfeld einiges an Zeit und Personal in Anspruch nimmt, bietet es schon in dieser Phase einige Vorteile:

• Mitarbeiter sind sich ihrer Aufgaben und Verantwortungen bewusster.
• Das Projekt und der Verlauf werden stets im Blick gehalten.
• Alle Argumente für die Digitalisierung sind griffbereit.

Auch Peters Chef stand der Einführung von TOM skeptisch gegenüber. Was ihm TOM gebracht hat, erfahren Sie im Video.