Wachsende Verantwortung im Facility Management.

Mit der Betreiberverantwortung laut § 15 Abs. 1 BetrSichV tragen Facility Manager eine Verantwortung für ihre prüfpflichtigen Objekte. Wurden die Betreiberpflichten vertraglich übertragen, ist diese Verantwortung rechtlich bindend. In diesem Fall haftet der beauftragte Facility Manager für etwaige Pflichtverletzungen.

Vor diesem Hintergrund nehmen auch Auflagen und Nachweispflichten stetig zu. Währenddessen setzt chronischer Personalmangel, vor allem im technischen Bereich, Dienstleister im FM zunehmend unter Druck. Fachwissen von erfahrenen Kollegen steht im Ruhestand nicht länger zur Verfügung. In kostentechnischer Hinsicht zeigt sich ein ähnliches Bild: mehr Effizienz und geringere Kosten sind Ansprüche aller Abteilungen.

Zeitgleich sollen regelmäßige Auswertungen und Kennzahlen über die geleisteten Prüfungen und Wartungen informieren, wodurch die umfangreiche Dokumentation der eigenen Arbeit einen zunehmend beachtlichen Teil der Arbeitszeit einnimmt.

Gewährleistungs- und Garantieansprüche können Kosten sparen, während Termine und Fristen für Wartungen und vorgeschriebene Prüfungen essenziell für die Betriebssicherheit sind. Wer derartige Daten für seine betreuten Objekte gut organisiert, kann manche Defekte über die Garantieleistung abwickeln und leistet einen bedeutenden Beitrag für ein sicheres Miteinander.

Häufen sich Fristen und Termine, so ist eine gute Planung notwendig, um alle nötigen Arbeiten bis zur Deadline erledigt zu haben. Gleichzeitig ist eine zu frühe Bearbeitung von Nachteil, da ein kürzeres Prüfintervall i.d.R. mit höheren Kosten einhergeht.

Planungssoftware unterstützt Facility Manager bei diesem Anspruch, indem Termine und Fristen nicht vergessen werden können. Mit einem Klick sind ablaufende Garantieansprüche abrufbar. Eine kurze Prüfung oder ein Blick in das letzte Protokoll können den Kontakt zum Hersteller einleiten, um im Rahmen der Garantie Leistungen abzurufen, die nach Ablauf selbst hätten erbracht werden müssen. Das spart Zeit, Kosten und Aufwand.

Auch die Auslastung von Mitarbeitern ist abrufbar. Sind deren regelmäßigen Zuständigkeiten einmal korrekt hinterlegt, kann eine Software für FM aktuelle und zukünftige freie Kapazitäten anzeigen. So sind Zeitfenster für Ad-hoc Aufgaben schnell abrufbar. Das reduziert ungeplante Überstunden und Leerlaufzeiten. Auf diesem Weg können auch die Aufgaben eines ausgefallenen Mitarbeiters effektiv auf die Kollegen umverteilt werden, um allen Fristen nachzukommen.

Als ortsveränderliches Objekt sind Reinigungsroboter an unterschiedlichen Orten beschäftigt. Mit einer guten Software sind sie dennoch schnell auffindbar und alle wichtigen Infos sofort verfügbar.

Softwaregestütztes Facility Management wird in vielen Fällen bereits mit vorhandener Software abgebildet. Exceltabellen oder ein erweitertes ERP, DMS oder GLT sollen bei der Verwaltung der betreuten Objekte helfen und geleistete Arbeiten dokumentieren. Diese Menge an Daten elektronisch zu speichern, bringt viele Vorteile mit sich. Oft sind die damit errichteten Strukturen aber zu statisch, um dynamisch auf Änderungen reagieren zu können. So passt ein bewegliches Objekt in keine geografisch sortierte Exceltabelle, während eine technische Zuordnung mit einer neuen Niederlassung obsolet wird und geografisch sortiert sinnvoller wäre.

Universelle Software wie z. B. Excel kann eine einfache Verwaltung und Dokumentation im Facility Management gewährleisten. Sie stoßen allerdings auch schnell an ihre Grenzen. Aus der gut gedachten elektronischen Unterstützung wird dann schnell ein langsames, zähes Konstrukt, das mehr Zeit kostet als es spart.

Spezialisierte Software hingegen arbeitet mit dynamischen Strukturen. Objekte aus der Haustechnik, Gebäudetechnik, Schließanlagen, Sicherheits- und Brandschutztechnik, Außenanlagen uvm. lassen sich einzeln anlegen und mit relevanten Zusatzinformationen ausstatten, z. B. Wartungsintervall, Zertifizierungen und notwendige Qualifizierungen, Anleitungen, Hinweise, Betriebsdokumente, Wartungsprotokolle, aber auch feste Termine wie Ablauf der Garantie oder die Überschreitung der Betriebszeitgrenze. Außerdem werden diesen Objekten identifizierende Informationen mitgegeben, z. B. geografische Zuordnung nach Gelänge, Gebäude, Raum oder technische Zuordnung nach Anlage, Fahrzeug usw.

Sämtliche Tätigkeiten der Facility Manager können nun als Vorgänge an den Objekten hinterlegt werden. Bei einer Prüfung wird z. B. direkt das Prüfprotokoll am Objekt hinterlegt, sodass es zu jedem späteren Zeitpunkt an genau dieser Stelle wiedergefunden werden kann.

Auf Basis dieser freien Struktur erfolgt die Sortierung bei Bedarf nach eigenen Kriterien. Die Entscheidung der Struktur kann bei der Arbeit jedes Mal individuell getroffen werden und muss nicht bereits bei der Datenanlage bedacht werden.

Auf zentrale Daten kann auch problemlos mit mobilen Geräten zugegriffen werden.

Elektronisch dokumentierte Objekte und Vorgänge sind nur hilfreich, wenn ihre Zugänglichkeit gewährleistet werden kann. Werden die Daten nicht synchronisiert oder verbleiben dezentral, sind die Störfaktoren und Risiken für Facility Manager nun zwar digitalisiert aber längst nicht verbessert.

Eine gute Software für Facility Management verfügt über eine zentrale Ablage aller Daten. Somit greift jeder Mitarbeiter auf dieselbe Datenbasis zu und neue Objekte und Vorgänge sehen die Kollegen in Echtzeit auf Ihrem Computer. Individuelle Mitarbeiterzugänge sichern auch die Dokumentation ab: Wer hat wann was warum an welcher Anlage ausgeführt? Mit einer zentralen Datenablage sind diese Informationen revisionssicher abgelegt und die Verantwortlichkeiten im Ernstfall eindeutig zuzuweisen.

Mit einer derartigen Datengrundlage kann die Software ihre Stärken ausspielen und bei der Planung, Verwaltung und Dokumentation aller Objekte und Vorgänge im Facility Management unterstützen. So sind auch Kosten und Budgets Daten, mit denen eine gute Software Auswertungen erstellen kann. Damit lassen sich anschließend kostenintensive Bereiche ermitteln.

Auch Ersatzteile und Lagerbestände sind Daten, die von einer digitalen Verwaltung profitieren können. Werden alle relevanten Daten stets aktuell gehalten, ermöglichen individuelle Auswertungen eine Prozessoptimierung auf allen Ebenen. Flaschenhälse oder Auslastungsspitzen können ermittelt werden, sodass geeignete Maßnahmen zur Vermeidung dieser ergriffen werden können.

Die meisten negativen Erfahrungen mit der Digitalisierung sind schlecht optimierter Software geschuldet. Folgt die Softwareentwicklung aber den Bedürfnissen und Anforderungen der Nutzer, profitieren diese bereits nach kurzer Zeit von ihr. Im Facility Management ist eine flexible Objektstruktur der entscheidende Vorteil in der praktischen Arbeit.

Dienstleister für verschiedenste Branchen benötigen oft individuelle Planungs- und Dokumentationsmöglichkeiten. Sowohl statische als auch flexible Vorgänge vor Ort müssen bei der Planung berücksichtigt werden, Equipment mit gesonderten Informationen dokumentiert werden. Die Verantwortung der Facility Manager in puncto Sicherheit setzt hier noch einmal eigene Maßstäbe.

Eine flexible Objektstruktur ermöglicht die Überwachung und Planung sämtlicher Termine für wiederkehrende Vorgänge (Wartungen, vorbeugende Instandhaltung, vorgeschriebene Prüfungen uvm.). Außerdem sind akute Störungen einfach zu melden und als Reparaturaufträge einzuplanen. Objekt- Ersatzteil- und Vorgangsdokumente lassen sich direkt am Objekt hinterlegen und sind bei Bedarf sofort verfügbar.

Der steigenden Verantwortung und Belastung können Facility Manager optimal mit einer digitalen Lösung begegnen. Eine gute Software entlastet in der Planung und Dokumentation und reduziert Störfaktoren und Risiken im Facility Management. Wer gleich auf optimierte Software setzt, spart sich zeitintensive und frustanfällige Umwege über Zwischenlösungen wie Excel und Co. (obwohl eine gute Software Bestandsdaten übernehmen können sollte).

Zahlreiche Facility Manager nutzen bereits spezialisierte Software und profitieren von der digitalen Unterstützung. Mit einer netzwerkfähigen flexiblen Lösung sind sowohl Updates der IT-Infrastruktur als auch Erweiterungen um smarte Geräte keine Hürde mehr. Smartphone und Tablet erleichtern die mobile Nutzung der Software, während smarte Rauchmelder, Strom- und Gaszähler und andere IoT-Devices automatisch Daten bereitstellen. Dadurch stehen dann auch Auswertungen, z. B. zu Energiedaten, mit wenigen Klicks zur Verfügung.