CMMS/CAFM Software für Instandhaltung, Wartung und Facility Management

IFS Food Version 8 mit TOM unterstützt umsetzen

Nutzen Sie TOM als Wartungsplaner für Überwachung und Dokumentation nach dem International Food Standard. Erfüllen Sie die verschärften technischen Anforderungen an die Wartungs-, Validierungs- und Dokumentationspflichten Ihrer Anlagen nach dem neuen IFS Food Version 8. Seit dem 1. Januar 2024 ist diese Version für alle zertifizierten Unternehmen verpflichtend. Ziel ist es sicherzustellen, dass Gebäude, Anlagen und Ausrüstungen jederzeit hygienisch einwandfrei und lebensmittelsicher betrieben werden, und dies auch jederzeit nachweisbar ist.

International
Food Standard
TOM unterstützt Sie beim Umsetzen
technischer Anforderungen
und Dokumentation.
Störungsfrei
Ausfälle und Störungen durch
planbare Wartungen vermeiden.

Neue Standards, höhere Transparenz, digitale Lösungen.

Der IFS Food wird regelmäßig aktualisiert, um ihn an den aktuellen Codex Alimentarius und die ISO 22003-2 anzupassen. Die Version 8 bringt signifikante Verschärfungen mit sich, die insbesondere die technische Instandhaltung und das Facility Management betreffen.

Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:

  • B-Bewertung ist wieder eine Abweichung: Ein „B“ wird nicht mehr als bloßer Hinweis, sondern als Abweichung eingestuft, die verifizierte Korrekturen vor der Zertifikatserstellung erfordert.
  • IFS Star-Status: Für erfolgreich absolvierte unangekündigte Audits wird ein „Star-Status“ vergeben, der die ständige Audit-Bereitschaft („Audit-Readiness“) belohnt.
  • Lebensmittelsicherheitskultur: Die Geschäftsleitung muss nun messbare Ziele für die Sicherheitskultur festlegen, was auch Schulungen und Feedbackmechanismen für das technische Personal einschließt.
tom link Referenz-Auszug Industrie und Wirtschaft

Lebensmittel-Anlagen proaktiv überwachen

Störungen melden und regelmäßig prüfen.

Instandhaltung als kritischer Compliance-Faktor (Kapitel 4.16)

Im IFS Food Version 8 ist ein strategischer Wartungsplan für alle kritischen Ausrüstungen (einschließlich Transport- und Lagereinrichtungen) zwingend vorgeschrieben. TOM unterstützt Sie dabei, von der reaktiven Reparatur zur risikobasierten Instandhaltung überzugehen.

  • Risikobasierte Planung: Priorisieren Sie Wartungsintervalle basierend auf der Kritikalität für die Lebensmittelsicherheit – von der Dichtung an der Abfüllanlage bis zur Beleuchtung im Lager.
  • Hygienische Freigabeprozesse (4.16.2): Nach jedem technischen Eingriff muss eine formale Freigabe erfolgen, um sicherzustellen, dass keine Werkzeuge oder Kleinteile vergessen wurden und die Reparaturstelle hygienisch gereinigt wurde.
  • Management temporärer Reparaturen (4.16.5): „Provisorien“ müssen explizit mit einem festen Enddatum für die permanente Behebung dokumentiert werden.
Validierung neuer Ausrüstung (Kapitel 4.17)

Ein neuer technischer Schwerpunkt der Version 8 ist die Validierung neuer Anlagen und Ausrüstungen vor deren Inbetriebnahme. TOM unterstützt Sie bei der Dokumentation dieses Prozesses:

  • Hygienic Design: Nachweis der Reinigbarkeit und Schmutzfallenfreiheit.
  • Materialkonformität: Hinterlegung von Zertifikaten für lebensmittelechte Oberflächen direkt am Objekt.
  • Prozesskonformität: Nachweis, dass die Anlage Qualitätsparameter (z. B. Siegeltemperaturen) stabil einhält.
Infrastruktur und Facility Management (Kapitel 4.8 & 4.9)

Die bauliche Instandhaltung rückt in Version 8 noch stärker in den Fokus des Audits.

  • Standortplanung (4.8): TOM ermöglicht die Hinterlegung digitaler Standortpläne, die Waren-, Personal-, Abfall- und Wasserflüsse präzise abbilden.
  • Gebäudehülle & Schädlinge (4.13): Planen Sie regelmäßige Inspektionen von Türdichtungen, Fenstersieben und Rohrdurchführungen, um den strengeren Anforderungen an die Schädlingsprävention gerecht zu werden.
  • Wasser- und Luftqualität: Überwachen Sie risikobasierte Stichprobenpläne für Wasserqualität und Wartungszyklen von zertifizierten Luftfilteranlagen (EPA/HEPA).
Revisionssicher
Verantwortlichkeiten klar zuweisen,
nachträgliche Änderungen unterbinden.
Planbar
Fristen und Intervalle immer im Blick,
Fälligkeiten nicht mehr verpassen.

Ausgewählte Funktionen

Themen und Module, mit denen TOM Sie bei der Einhaltung unterstützen kann.

Revisionssicheres Vorgangsmanagement: Alle Tätigkeiten – von der Kalibrierung der CCP-Sensoren bis zur Wartung – werden ab dem Zeitpunkt der Erledigung revisionssicher archiviert. Dies belegt den 5-W-Effekt: Wer hat Wann Was Warum an Welcher Anlage erledigt.

Fremdmaterial- & Chemikalienmanagement (4.12): Verwalten Sie technische Hilfsstoffe wie Schmierstoffe (H1/3H) oder Kältemittel. TOM stellt sicher, dass alle am Standort befindlichen Chemikalien für den Verwendungszweck geeignet, gekennzeichnet und sicher gelagert sind.

Messmittelverwaltung & Kalibrierung (5.4): Sämtliche Messmittel für CCPs (z. B. Thermometer, Waagen) müssen in vorgeschriebenen Intervallen gegen nationale Standards kalibriert werden. TOM erinnert automatisch an Fälligkeiten und speichert die Kalibrierzertifikate direkt am Objekt.

Schwachstellenanalyse & Echtzeit-Monitoring: Werten Sie Kennzahlen wie Reaktionszeiten oder Störhäufigkeiten aus. Durch die Integration moderner IoT-Sensoren kann TOM bei Abweichungen (z. B. Differenzdruck in Lüftungen) automatisch Arbeitsaufträge generieren.

icon tom kernmodule icon tom kernmodule Kernmodul
  • Objektmanagement Industrie

    Objektmanagement

    Verwalten Sie alle Objekte zentral und digital an einem Ort. Bestimmen Sie mit dem Objektmanagement in TOM selbst, wie diese Objekte strukturiert werden sollen.

    Objekte sind die wichtigsten Stamm­daten der Software. Dabei können Objekte ganz unterschiedliche Arten von physischen Dingen sein: Technische Anlagen aus den Bereichen Produktions-, Gebäude- und Haustechnik oder ortsveränderliche Geräte wie Werkzeuge, Messmittel und Fahrzeuge.

    Aber auch andere Sachformen zählen als „Objekte“, wie beispielsweise Verträge oder auch Gebäude und Räume.

  • Vorgangsmanagement

    Vorgangsmanagement

    Managen Sie all Ihre Prozesse mit dem Vorgangsmanagement. Mit TOM behalten Sie den Überblick über derzeitige und zukünftige Termine und Fristen.

    Mit TOM können nicht nur Objekte gegenständlicher Art verwaltet werden. Auch Prozesse und Tätig­keiten können mit TOM erfasst werden – Aufgaben und Arbeiten, die von internen oder externen Mitarbeitern ausgeführt werden. Diese werden als „Vorgänge“ bezeichnet. Zumeist sind diese an Termine gebunden.

    Dazu gehören beispielsweise geplante, regelmäßig wiederkehrende Instandhaltungen, Wartungen und Prüfungen. Selbstverständlich zählen auch ungeplante, durch Störungen ausgelöste Reparatur­aufträge zu den Vorgängen.

  • Wartungs­management

    Wartungsmanagement

    Organisieren Sie mit dem Wartungsmanagement geplante, turnusmäßig wiederkehrende Vorgänge wie

    • Instandhaltungen
    • Wartungen
    • Prüfungen
    • Kontrollen oder
    • Messungen
  • Vertrags­management

    Vertrags­management

    Überwachen und verwalten Sie Verträge aller Art. Sie werden über Vertragslaufzeiten informiert und rechtzeitig an Kündigungsfristen erinnert.

    Alle Verträge können Sie als Dokument hinterlegen.

  • Schwachstellenanalyse

    Schwachstellenanalyse

    Werten Sie entsprechende Kennzahlen exakt aus und analysieren Sie Schwachstellen in Ihrem Unternehmen.

    Ermitteln Sie beispielsweise Reaktionszeiten, Stillstandszeiten oder Störhäufigkeiten, optimieren Sie damit Prozesse und verringern Sie zukünftig Kosten.

  • Anlagenhistorie/Maschinentagebuch

    Anlagenhistorie/Maschinentagebuch

    Dokumentieren Sie mit der Anlagenhistorie lückenlos alle erledigten Vorgänge an den jeweiligen Anlagen.

    Protokollieren Sie mit Hilfe des 5-W-Effekts "Wer hat Wann Was Warum an Welcher Anlage durchgeführt?“ alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen und schaffen Sie somit Transparenz für Zertifizierungen und Audits.

    Ihre technische Abteilung erhält somit eine umfassende Wissensdatenbank.

  • Messmittelverwaltung

    Messmittelverwaltung

    Verwalten Sie alle im Betrieb verwendeten Messmittel und dokumentieren Sie wichtige Prüfungen und Kontrollen.

    Organisieren Sie entsprechende Termine für Kalibrierung/Eichung und hinterlegen Sie dazugehörige Protokolle oder Dokumente.

Objektmanagement

Verwalten Sie alle Objekte zentral und digital an einem Ort. Bestimmen Sie mit dem Objektmanagement in TOM selbst, wie diese Objekte strukturiert werden sollen.

Objekte sind die wichtigsten Stamm­daten der Software. Dabei können Objekte ganz unterschiedliche Arten von physischen Dingen sein: Technische Anlagen aus den Bereichen Produktions-, Gebäude- und Haustechnik oder ortsveränderliche Geräte wie Werkzeuge, Messmittel und Fahrzeuge.

Aber auch andere Sachformen zählen als „Objekte“, wie beispielsweise Verträge oder auch Gebäude und Räume.

TOM KM Objektverwaltung Industrie 01

Objektbäume – technische Sicht

Mit Hilfe sogenannter Objektbäume lassen sich die Objekte in jeder benötigten Struktur darstellen, die vom Anwender selbst festgelegt werden kann. Zur Wiedergabe unterschiedlicher Sichten (z.B. technisch oder geografisch) können bis zu fünf verschiedene Objektbäume angelegt werden. Die Objekte können per Drag & Drop verschoben werden.

Per Klick lässt sich das "Datenblatt" zum jeweils im Baum markierten Objekt öffnen.

TOM KM Objektverwaltung Industrie 02

Geografische Sicht

Sofort stehen alle relevanten Daten zur Verfügung:

  • spezielle Parameter und Eigenschaften
  • zugeordnete Dokumente
  • offene Vorgänge (Wartungen, Prüfungen, Reparaturen, Garantieablauf usw.)
  • historische Vorgänge
  • angefallene Aufwände (Kosten)
  • Ersatzteilstückliste
TOM KM Objektverwaltung Industrie 03

Beispiel Datenblatt

Vorgangsmanagement

Managen Sie all Ihre Prozesse mit dem Vorgangsmanagement. Mit TOM behalten Sie den Überblick über derzeitige und zukünftige Termine und Fristen.

Mit TOM können nicht nur Objekte gegenständlicher Art verwaltet werden. Auch Prozesse und Tätig­keiten können mit TOM erfasst werden – Aufgaben und Arbeiten, die von internen oder externen Mitarbeitern ausgeführt werden. Diese werden als „Vorgänge“ bezeichnet. Zumeist sind diese an Termine gebunden.

Dazu gehören beispielsweise geplante, regelmäßig wiederkehrende Instandhaltungen, Wartungen und Prüfungen. Selbstverständlich zählen auch ungeplante, durch Störungen ausgelöste Reparatur­aufträge zu den Vorgängen.

TOM KM Vorgangsverwaltung Industrie 01

Übersichtliche Darstellung von Vorgängen

Zur übersichtlichen Darstellung dieser Vorgänge stehen verschiedene Sichten zur Verfügung, die in der Software als Kalender (z. B. Erinnerungen, Wartungskalender, Störungsbuch) bezeichnet werden. Diese Sichten können vom Nutzer individuell konfiguriert werden.

Zahlreiche Selektionsmöglichkeiten gewährleisten immer die benötigte Übersicht. Hier können die zugehörigen Arbeitsaufträge bearbeitet, gedruckt und nach Ausführung als erledigt abgehakt werden. Sie werden damit automatisch in die Historie übernommen, wo sie für Auswertungen und Recherchen verfügbar bleiben.

Wartungsmanagement

Organisieren Sie mit dem Wartungsmanagement geplante, turnusmäßig wiederkehrende Vorgänge wie

  • Instandhaltungen
  • Wartungen
  • Prüfungen
  • Kontrollen oder
  • Messungen

Vertrags­management

Überwachen und verwalten Sie Verträge aller Art. Sie werden über Vertragslaufzeiten informiert und rechtzeitig an Kündigungsfristen erinnert.

Alle Verträge können Sie als Dokument hinterlegen.

Schwachstellenanalyse

Werten Sie entsprechende Kennzahlen exakt aus und analysieren Sie Schwachstellen in Ihrem Unternehmen.

Ermitteln Sie beispielsweise Reaktionszeiten, Stillstandszeiten oder Störhäufigkeiten, optimieren Sie damit Prozesse und verringern Sie zukünftig Kosten.

Anlagenhistorie/Maschinentagebuch

Dokumentieren Sie mit der Anlagenhistorie lückenlos alle erledigten Vorgänge an den jeweiligen Anlagen.

Protokollieren Sie mit Hilfe des 5-W-Effekts "Wer hat Wann Was Warum an Welcher Anlage durchgeführt?“ alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen und schaffen Sie somit Transparenz für Zertifizierungen und Audits.

Ihre technische Abteilung erhält somit eine umfassende Wissensdatenbank.

Messmittelverwaltung

Verwalten Sie alle im Betrieb verwendeten Messmittel und dokumentieren Sie wichtige Prüfungen und Kontrollen.

Organisieren Sie entsprechende Termine für Kalibrierung/Eichung und hinterlegen Sie dazugehörige Protokolle oder Dokumente.

icon tom zusatzmodule icon tom zusatzmodule Zusatzmodule
  • Gefährdungsbeurteilung

    Gefährdungsbeurteilung

    Gehen Sie auf Nummer sicher. Erstellen Sie direkt in TOM entsprechende Gefährdungsbeurteilungen für relevante Arbeitsmittel und Betriebseinrichtungen.

    Dazu ist nur ein minimaler Erfassungsaufwand notwendig, da das System selbstlernend ist. Eine Struktur bezüglich möglicher Gefährdungen wird bereits mitgeliefert.

  • Meldungsportal

    Meldungsportal

    Übermitteln Sie von jedem browserfähigen PC im Unternehmen per Internet oder Intranet Störungs­meldungen direkt ins TOM-Kernmodul.

    Stellen Sie beliebig vielen Nutzern eine einfache Kommunikationsmöglichkeit zur Störungsübermittlung zur Verfügung.

  • Meldungsportal Objektinformationen

    Meldungsportal Objektinformationen

    Stellen Sie Ihren Meldern direkt im Portal detail­lierte Zusatzinformationen zu Ihren Objekten in TOM zur Verfügung.

    Hier werden ausgewählte Daten zum gesuchten Objekt angezeigt. Die Melder können effektiv arbeiten, weil ihnen so langes Suchen nach den relevanten Informationen erspart bleibt.

Gefährdungsbeurteilung

Gehen Sie auf Nummer sicher. Erstellen Sie direkt in TOM entsprechende Gefährdungsbeurteilungen für relevante Arbeitsmittel und Betriebseinrichtungen.

Dazu ist nur ein minimaler Erfassungsaufwand notwendig, da das System selbstlernend ist. Eine Struktur bezüglich möglicher Gefährdungen wird bereits mitgeliefert.

TOM ZM Gefaehrdungsbeurteilung Industrie 01

Struktur möglicher Gefährdungen

Sämtliche Rubriken können vom Anwender angepasst werden.

TOM ZM Gefaehrdungsbeurteilung Industrie 02

Beispiel Betriebsanweisung

Hinterlegen Sie eigene Dokumente direkt bei den jeweiligen Arbeitsmitteln und Einrichtungen – so haben Sie wichtige Schriftstücke schnell zur Hand.

Per Klick können z.B. eine Betriebsanweisung oder ein Arbeitsmitteldatenblatt ausgedruckt werden.

Meldungsportal

Übermitteln Sie von jedem browserfähigen PC im Unternehmen per Internet oder Intranet Störungs­meldungen direkt ins TOM-Kernmodul.

Stellen Sie beliebig vielen Nutzern eine einfache Kommunikationsmöglichkeit zur Störungsübermittlung zur Verfügung.

TOM ZM Meldungsportal Industrie 01

Erfassung von Störungen

Die Störungsmelder können mittels einer selbsterklärenden Bildschirmmaske die aufgetretene Störung in Verbindung mit dem Störungsort erfassen und per Klick an den gewählten Empfänger weiterleiten.

Das heißt, die Meldung wird ohne Verzögerung im zentralen Störungsbuch (Reparaturkalender) der zustän­digen Technikabteilung angezeigt und kann dort weiterbearbeitet werden.

TOM ZM Meldungsportal Industrie 02

Bearbeitungsstand

Im Portal sind die übermittelten Störungen für die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung des Melders sichtbar. Anhand des Status ist auch der Bearbeitungsstand verfolgbar.

TOM ZM Meldungsportal Industrie 03

Neue Meldungen

Neue Meldungen aus dem Portal werden im zentralen Störungsbuch des Hauptmoduls immer oben und fettgedruckt eingetragen.

Meldungsportal Objektinformationen

Stellen Sie Ihren Meldern direkt im Portal detail­lierte Zusatzinformationen zu Ihren Objekten in TOM zur Verfügung.

Hier werden ausgewählte Daten zum gesuchten Objekt angezeigt. Die Melder können effektiv arbeiten, weil ihnen so langes Suchen nach den relevanten Informationen erspart bleibt.

TOM ZM MeldungsportalObjektinfo Industrie 01

Objektsuche

Schnelles, effektives Arbeiten durch Suchmasken.

TOM ZM MeldungsportalObjektinfo Industrie 02

Beispiel Datenblatt

Über den Menüpunkt „Objekte > Datenblatt“ wird in die Objektsuche verzweigt und das entsprechende Objekt kann mit Mausklick geöffnet werden.

TOM ZM MeldungsportalObjektinfo Industrie 03

Verbundene Dokumente

Über Extradatenfelder kann direkt auf verbundene Dokumente (z. B. Bedienungsanleitungen, Betriebsanweisungen oder Bilder) zugegriffen werden.

tom link Alle Module von TOM ansehen.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Audit-Readiness: Erfüllen Sie die Anforderungen für den neuen IFS Star-Status durch tagesaktuelle Dokumentation
  • Risikominimierung: Vermeiden Sie teure B-Bewertungen durch proaktive, softwareunterstützte Instandhaltung
  • Technische Anforderungen der aktuellen IFS Version 8 mit Softwareunterstützung auf effizientem Weg erfüllen
  • Prüfpflichten mit TOM einhalten, entspr. Vorgänge organisieren und abwickeln
  • wichtige Dokumente objektbezogen jeder Zeit griffbereit
  • Verträge und Verantwortlichkeiten verwalten
  • Prüf- und Wartungsintervalle nie mehr aus den Augen verlieren
  • Gefahren und Schwachstellen softwareunterstützt finden und nachbessern
  • Alle Vorgänge revisionssicher dokumentieren

Ihr IFS Food Support

Nehmen Sie die Version 8 zum Anlass für eine digitale Transformation Ihrer Instandhaltung. TOM bietet Ihnen die Sicherheit, die der neue Standard fordert.

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